gevestigd te Hartenseweg 32, 6705 BK Wageningen, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 09127489, hierna te noemen: Beerepoot, geldend met betrekking tot persoonsgegevens van gebruikers van door Beerepoot ontwikkelde webapplicaties en overige software, waaronder bijvoorbeeld KRAS voor behandelregistratie bij kalveren, Venke Watermonitoring voor bijhouden van drinkwaterverbruik per afdeling in stallen en TrialWizard, voor ontwerp, aanleg, verwerking en statistische analyse van veldproeven.
Uw privacy wordt gerespecteerd
Wij hechten belang aan de bescherming van uw privacy en het transparant maken hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens. De van u verkregen persoonsgegevens worden verwerkt en gebruikt in overeenstemming met de geldende privacyregelgeving, vanaf 25 mei 2018 bekend als AVG.
Het doel van de gegevensvastlegging
Wij hebben bepaalde persoonsgegevens van u nodig in verband met uw gebruik en onze ondersteuning van de software.
Grondslag voor gebruik van uw persoonsgegevens
U heeft van ons een licentie verkregen op het gebruik van de software. Op dat moment hebt u ons de persoonsgegevens verstrekt die nodig zijn voor het gebruik van de software, voor facturatie, helpdesk, nieuwsbrieven, automatisch toesturen van eventuele overzichten en, indien van toepassing, voor het kunnen ophalen van dierinformatie uit de centrale I&R systemen van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO.nl). Zonder deze door u verstrekte gegevens zou gebruik van deze software niet mogelijk zijn. Meer dan deze gegevens hebben wij niet nodig.
Welke persoonsgegevens hebben wij van u
Wij hebben uw naam, adres, en meestal ook uw telefoonnummer en email adres. Wij bewaren de datum van ingang van uw licentie voor het gebruik van de software en indien van toepassing de datum van beëindiging. Bij bepaalde software zoals TrialWizard en MobiVoer hebben wij ook een hardwarecode, die uniek is voor het apparaat waarop u de software gebruikt. Indien van toepassing voor het kunnen ophalen van dierinformatie uit de centrale I&R systemen bij RVO.nl, hebben we het UBN van uw bedrijf zoals dat bekend is bij RVO en uw relatienummer bij RVO. Wij verstrekten aan u een gebruikersnaam en wachtwoord of licentiecode voor het gebruik van de software, die wij zelf ook bewaren. Voor het overige verzamelen, verwerken of bewaren wij geen persoonsgegevens van u.
De genoemde persoonsgegevens en eventuele wijzigingen daarin, verwerken we in een register in Excel. Naar onze beoordeling vallen de gebruikte persoonsgegevens niet in de categorie gegevens met een hoog privacy-risico, waarvoor een ‘data protection impact assessment’ (DPIA) nodig zou zijn volgens de AVG.
Wij bewaren uw persoonsgegevens zolang u gebruik maakt van de software.
Naast de door u verstrekte persoonsgegevens ontstaat er, indien van toepassing, bij het geautomatiseerd verwerken van dierinformatie en ingevoerde behandelingen ook informatie over uw bedrijf, zoals bijvoorbeeld het aantal aanwezige dieren, de verbruikte antibiotica of het drinkwaterverbruik. Deze bedrijfsinformatie is alleen in te zien door gebruik van de aan u verstrekte combinatie van gebruikersnaam en wachtwoord. Informatie over behandelingen van dieren behandelen wij als uiterst vertrouwelijk. Zulke dier-, behandel- en verbruiksinformatie bewaren wij in principe gedurende 5 jaar beveiligd in onze database, of, indien dat eerder is, tot het einde van onze licentieovereenkomst, waarna ze worden gewist.
Beveiliging van persoonsgegevens
Uw persoonsgegevens worden bewaard op een met PIN-code afgeschermde PC in het bedrijfsnetwerk van Beerepoot, die voortdurend voorzien is van de meest recente software-updates en beveiligd is tegen virus en malware door gerenommeerde betaalde beveiligingssoftware.
Ter wille van de werking van de software zijn de persoonsgegevens ook opgeslagen in een database op een gehuurde server in Amsterdam. In deze database wordt ook eventuele dier- behandel- en verbruiksinformatie opgeslagen. De webserver is voor gebruikers toegankelijk via beveiligde internetverbindingen (https), maar alleen met de juiste combinatie van gebruikersnaam en wachtwoord via daartoe specifiek ontwikkelde software. Er wordt regelmatig een backup gemaakt van de database met persoonsgegevens en dier- en behandelinformatie. Deze backup wordt elders in de cloud in een met wachtwoord beveiligde map bewaard. Een kopie van de backup wordt ook bewaard op de eerder genoemde PC van Beerepoot.
Delen van persoonsgegevens met derden
Beerepoot deelt de ontvangen persoonsgegevens die betrekking hebben op KRAS, KrasOp en MobiVoer met Gerard Hardeman, Buurtweg 48, 6744 PR Ederveen, ook handelend onder de naam Almaro, die de eerstelijns helpdesk verzorgt voor KRAS, KrasOp en MobiVoer.
Beerepoot deelt de ontvangen persoonsgegevens die betrekking hebben op Venke Watermonitoring met Erwin van de Wielen, Achterste Groes 4B, 5384 VG Heesch, ook handelend onder de naam Vewi techniek en Kewi services, die de eerstelijns helpdesk verzorgt voor Venke Watermonitoring en factureert voor de start- en jaarlicentie. De hiervoor benodigde gegevens worden digitaal gedeeld via beveiligde email en Excel-bestanden met uitsluitend de benodigde informatie.
Voor de verspreiding van nieuwsbrieven over updates en gebruiksmogelijkheden van de software, worden uitsluitend uw naam en email adres bewaard en gebruikt in ons eigen beveiligde account bij MailChimp (www.mailchimp.com).
Beerepoot doet de boekhouding intern, factureert zelf licenties en verstrekt daarom hiervoor geen persoonsgegevens van gebruikers aan boekhouders, accountants of belastingdienst.
Persoonsgegevens worden nooit aan derden verstrekt of verkocht voor marketingdoeleinden, advertenties of iets dergelijks. Wij vermelden of verstrekken nooit uw persoonsgegevens aan derden via sociale media als Facebook, Twitter, Whatsapp en dergelijke.
Documentatie datalekken
Beerepoot documenteert datalekken, hun gevolgen en de genomen maatregelen. Onder datalekken valt bijvoorbeeld het hacken van de database met persoonsgegevens, het onbedoeld foutief verzenden van een Excel-bestand met persoonsgegevens, een gestolen computer met daarop persoonsgegevens of het onbedoeld bij derden terecht komen van een backup van de database. Indien nodig worden betrokkenen op de hoogte gebracht van zo’n datalek en wordt het datalek gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Overigens is er tot dusverre nog nooit sprake geweest van zo’n datalek.
Uw rechten
U hebt het recht ons te verzoeken om inzage te verlenen in uw persoonsgegevens zoals wij die bewaren, om deze persoonsgegevens te wijzigen, aan te vullen, of te laten verwijderen. U kunt uw toestemming intrekken om uw persoonsgegevens te gebruiken, en/of te bewaren.
Indien van toepassing kunt u ons ook verzoeken om al uw bedrijfsinformatie bij ons te verwijderen, zoals informatie van alle ooit op uw bedrijf aanwezige dieren, alle ingevoerde behandelingen en alle gebruikte diergeneesmiddelen.
Wij zullen uw verzoek zo spoedig mogelijk, maar in elk geval binnen een maand, honoreren. Hiervoor kunt u zich richten tot onze verantwoordelijke functionaris gegevensbescherming: Dhr. L.J. Beerepoot, via beerepoot@beerepootconsultancy.com. Het wijzigen of verwijderen van gegevens kan overigens van invloed zijn op de goede werking of ondersteuning van de software.
In onze nieuwsbrieven vindt u de optie om u uit te schrijven voor zulke nieuwsbrieven.
Als u het niet eens bent met hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens, of als problemen met uw privacy volgens u niet goed worden opgelost, dan kunt u zich wenden tot de Autoriteit voor de Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).
Wageningen, 24 mei 2018